L'Ecole Polytechnique de Bruxelles - Service BATir recrute :
Un.e assistant.e administratif.ve pour un CDI statutaire à mi-temps
Contexte :
Le service BATir fait partie de l’Ecole Polytechnique de Bruxelles (ULB) et se distingue par son approche multidisciplinaire de l’art de bâtir : des sols, roches et matériaux aux structures, de l’architecture responsable à l’urbanisme soutenable, des sciences de l’ingénierie aux sciences architecturales ; tant des points de vue modélisation, expérimental que conception.
L’agent.e. administratif.ve sera intégré au sein de l’équipe du secrétariat du service BATir), sous la responsabilité du directeur du service.
Fonction :
- Support administratif aux membres du service BATir (60 %)
Soutenir administrativement les membres du service BATir (professeur.e.s, chercheur.se.s, technicien.ne.s, collaborateur.se.s, etc.) dans leurs activités de recherche et d’enseignement. Cela inclut entre autres les tâches suivantes :
- Soutien administratif dans les processus d’admissions d’étudiants internationaux à nos masters ingénieur civil des constructions et ingénieur civil architecte (prise de rendez-vous pour interviews, communication des décisions académiques aux candidat.e.s, suivi des dossiers en interne, etc.)
- Tâches courantes de secrétariat (courrier, gestion des locaux, formulaires internes, organisation de réunions, rédaction de comptes-rendus de réunion, archivage de documents, etc.)
- Suivi de la comptabilité de différents projets de recherche
- Mise en œuvre de nouvelles procédures, formalisation et suivi des procédures existantes
- Soutien administratif et logistique aux activités scientifiques ou d’enseignement organisées par le service (conférences, séminaires, visites de chantier, etc.)
Ces tâches nécessitent de collaborer étroitement avec les membres du service, mais également avec le secrétariat facultaire, les départements administratifs de l’ULB, des fournisseurs, etc.
- Maintien et mise à jour des sites web et bases de données du service BATir (40 %)
Le service BATir dispose de sites web tant pour ses activités de recherche (https://batir.ulb.ac.be/) que d’enseignement (https://ingenieurcivilarchitecte.be/).
Le service BATir dispose également de base de données, principalement du personnel et des équipements disponibles.
Il est attendu que l’assistant.e. administratif.ve assure la maintenance et la mise à jour régulière des informations fournies par ces canaux.
Profil :
Être titulaire au maximum d’un bachelier. Formation pertinente tournée vers l’assistance à l’administration, reconnu par la FWB , par exemple (et par nette préférence) assistant.e de direction, comptabilité, gestion administrative, gestion publique.
Les candidat.e.s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu.e.s.
Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)
Connaissances et compétences générales
- Une parfaite maîtrise des outils de bureautique (Windows, MS Office) et une affinité avec l’outil informatique sont requises
- Une bonne maitrise des outils de comptabilité usuels et des principes de gestion financière sont requises.
- La connaissance de SAP est un plus
- Une réelle capacité d’organisation et de planification, notamment pour les événements (séminaires, conférences) est une nécessité
- La maîtrise des CMS (joomla !, wordpress, ksup) et des technologies du web est un plus
- Une affinité avec la mise en page et le graphisme est un plus
La connaissance des processus ULB est un plus
Connaissances et compétences spécifiques à la fonction
- La parfaite maîtrise du français est requise tant à l’oral qu’à l’écrit
- Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse requises
- Un excellent sens des priorités, de la gestion du temps et des délais sont indispensables
- Une bonne connaissance de l’anglais (B2) est requise
- Une connaissance du néerlandais (A2) est un plus
Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat.e.s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien. Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
