La Faculté Solvay Brussels School of Economics and Management recrute:
Uun.e assistant.e administratif.ve pour un CDI statut équivalent à temps plein (engagement au 1er novembre 2022).
Contexte:
La Faculté Solvay Brussels School of Economics and Management est une faculté importante de l’Université. Le.a collaborateur.trice est rattaché.e directement à l’administration facultaire et aux programmes d’enseignement de la SBSEM. Il/elle dépendra hiérarchiquement de la Directrice de l’Administration facultaire (supérieure hiérarchique) et de la Directrice adjointe (responsable opérationnelle).
Fonction:
Mission 1 : Secrétariat-étudiant du Bachelier en Sciences économiques - Maillon indispensable entre les membres de la Faculté (corps académique, scientifique et administratif) et les étudiant.es.
- Tenue de permanences pour les étudiant.es.
- Gestion des dossiers étudiants : valorisation des crédits, constitution du programme des étudiant.es/PAE (programme académique étudiants - allègements, mineure VUB, dossiers langues, réorientation en février, etc.), sous la supervision du/de la président.e de jury.
- Organisation des délibérations de fin d’année académique, sous la supervision du/de la président.e de jury.
- Vérification minutieuse des diplômes ainsi que l’édition et la vérification de leurs suppléments.
- Participation active aux réunions liées au programme et formations informatiques relatives aux nouvelles applications de la gestion étudiante.
- Rédaction de divers courriers (ex : réponses aux emails des étudiant.es en collaboration avec le.a président.e de jury).
- Participation aux activités d’information pour les futur.es étudiant.es et aux activités d’accueil des nouveaux.elles étudiant.e.s
Mission 2 : Gestion des mémoires de fin d’études des programmes de la Faculté
- Support administratif auprès du responsable académique en charge de la gestion des mémoires de la Faculté.
- Suivi de chaque étudiant.e inscrit.e au mémoire via la plateforme institutionnelle MEL (mémoire en ligne) : processus complet - du choix du titre de mémoire jusqu’au dépôt de celui-ci.
- Organisation des défenses de mémoire.
- Participation aux activités d’information pour les futur.e.s mémorant.e.s
- Rôle de représentation de la Faculté.
- Rédaction de divers courriers : étudiant.e.s et professeur.e.s.
Mission 3 : aide ponctuelle lors des événements facultaires : Graduation Day, Journée au Vert, participation aux réunions facultaires organisées par les autorités facultaires, etc…
Profil:
- Etre titulaire d'un diplôme de Bachelier en secrétariat ou CESS avec une expérience probante de minimum 3 ans.
- Les candidatures présentant une formation dont le niveau est supérieur à celui requis dans l’offre d’emploi ne seront pas prises en compte dans la pré-sélection.
- Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).
Connaissances et compétences requises:
- Maîtrise des outils informatiques
- Très bonne expression orale et écrite en français
- Bonne connaissance orale et écrite de l'anglais (niveau B2)
- La connaissance de l’environnement facultaire et universitaire est un atout
Qualités souhaitées:
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Capacité à travailler de manière autonome
- Capacité à gérer les priorités
- Contact aisé et diplomatie
- Minutie
- Esprit d’équipe
Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat.e.s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien. Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
