Le Département des Bibliothèques et de l’information scientifique recrute pour son service des Editions :
Un·e assistant·e administratif·ve et éditorial·e
Pour un CDI à temps plein
Contexte :
Les Éditions de l’Université de Bruxelles (ÉUB) – cellule du Département des bibliothèques et de l’information scientifique de l’ULB (DBIS) – sont une maison d’édition universitaire fondée en 1972. Elles déploient un catalogue riche de plus de 520 titres structurés autour de 20 collections et 3 revues et publient environ 25 nouveautés par an. La maison diffuse les travaux des chercheur.es de l’ULB et d’autres universités belges et internationales, dans une large gamme de disciplines des sciences humaines et sociales, et ce, aux formats papier et numérique. Elle travaille étroitement avec des diffuseurs pour assurer une présence des titres en librairie.
L’équipe des ÉUB comporte 3 personnes. À la suite du départ à la pension d’un.e membre de notre équipe, nous recherchons une personne désireuse d’intégrer une maison d’édition pour en assurer le bon fonctionnement administratif, assister les éditeurs en place et, de façon générale, contribuer à son bon développement.
Missions essentielles liées à la fonction :
Mission 1 : Coordination et gestion de l’administration du service
- Coordination avec les diffuseurs et les clients : préparation, organisation des expéditions, facturation, retours, réassort, etc.
- Suivi administratif de la fabrication des ouvrages (demandes de devis, bons de commande)
- Calcul, gestion et envoi des droits d'auteur
- Encodage d’articles et de contacts dans la base de données et le site web
- Dépôt légal et référencement des livres
- Coordination et gestion du travail des étudiants jobistes
- Organisation des réunions, prise de notes et rédaction des comptes rendus
- Archivage des dossiers, documents, contrats
Mission 2 : Soutien à la production des ouvrages
- Préparation des manuscrits avant production : stylage des fichiers, nettoyage et harmonisations.
- Vérification des encodages de corrections
- Vérification des BAT imprimerie avec les éditeurs
- Assistance des éditeurs pour la diffusion numérique des fichiers (balisage, conversion, etc.)
- Mise en page en Word ou Indesign (optionnel) des manuscrits et de divers documents
Mission 3 : Participation à la vie générale du service
- Soutien à l’équipe pour la communication (réseaux sociaux et infolettre)
- Assistance et participation à la tenue d’événements (foire du livre, colloques, etc.)
- Gestion générale du bureau
Profil :
- Être titulaire d’un bachelier en communication, en secrétariat, en archivistique/bibliothécaire ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine du livre
- Une expérience dans le domaine de l’édition ou de la communication est un atout important
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)
Connaissances et compétences générales :
- Parfaite maitrise du français – oral et écrit
- Contact aisé avec les différents interlocuteurs du service
Connaissances et compétences spécifiques à la fonction :
- Excellente maitrise des outils Office : Word (avancé) et Excel (intermédiaire) – la connaissance d’InDesign est un atout
- Aisance dans l’utilisation de bases de données et d’outils de gestion et comptables (Odoo, ou autres logiciels similaires) ou la prise de main de nouveaux outils informatiques
Qualités requises :
- Esprit analytique – Esprit de synthèse
- Gestion des échéances et des priorités
- Rigueur et précision dans l’exécution des tâches
- Aisance dans le multi-tasking
- Autonomie
- Polyvalence
- Flexibilité et disponibilité surtout dans les périodes chargées (rentrée académique, événements divers)
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial
- Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
- Une formation permanente
- Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment)
- Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise
- Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
- Une institution avec des valeurs sociétales fortes
Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
