La Faculté de Médecine recrute
Un·e Directeur·rice de l’administration facultaire
Pour un contrat à durée indéterminée à temps plein
Contexte :
La Faculté de Médecine est l’une des facultés les plus importantes de l’Université avec 3.700 étudiants, 300 académiques et 350 chercheurs.
La Directrice ou le Directeur de l’administration facultaire dépend hiérarchiquement de la Directrice Générale et opérationnellement du Doyen ou de la Doyenne.
Elle ou il donne des directives hiérarchiques à +/- 20 collaborateurs directs (personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé).
Mission :
Organiser et coordonner l’administration de la Faculté afin d’assurer le bon déroulement des activités, essentiellement d’enseignement et de recherche, qui relèvent des compétences de la Faculté, en ce compris les adaptations nécessaires à l’évolution des orientations stratégiques de la Faculté et du contexte dans lequel s’inscrivent ses activités.
Fonction :
- Diriger les services de l’administration facultaire
- définir les procédures de travail en y intégrant les modifications législatives ou décrétales en cohérence avec les services centraux, les adaptations découlant du plan stratégique de la faculté, les besoins collectifs de l’administration de l’université ;
- diriger et coordonner les activités de l’administration facultaire et veiller à la bonne réalisation de l’ensemble des tâches opérationnelles tout en respectant procédures et échéances
- Garantir le support à l’enseignement et à la recherche au sein de la Faculté, en étroite collaboration avec les collaborateurs académiques
- formaliser, avec le doyen, les règles académiques et s’assurer de leur bonne application
- garantir la mise en œuvre des programmes de cours, alerter au besoin le doyen en cas d’incompatibilité (identifiée ou relevée par ses équipes)
- superviser le bon déroulement des examens, délibérations, etc.
- Appuyer les autorités facultaires dans la préparation et le suivi des tâches et des décisions qui leur incombent, tout en assurant la continuité des processus dans le contexte des changements d’équipe décanale
- Contribuer au développement de la stratégie de la Faculté et assurer sa déclinaison pour l’administration facultaire
- discuter avec le Doyen et le vice-doyen des orientations stratégiques qu’ils souhaitent donner à la faculté
- contribuer, avec le Doyen et les instances facultaires, à la détermination du cadre académique
- alimenter la réflexion stratégique par son expertise et ses propositions en ce qui concerne les implications concrètes de cette stratégie dans le contexte particulier de la faculté et apporter son appui pour traduire les orientations stratégiques en plan d’action concret et réaliste
- assister au besoin le doyen pour la présentation de ces axes stratégiques en conseil facultaire
- communiquer et décliner le plan stratégique approuvé au sein de l’administration facultaire
- Participer au développement des instruments de gestion et gérer les ressources humaines du personnel administratif de la Faculté
- proposer les adaptations au cadre du personnel administratif
- participer activement au processus de recrutement, examiner les candidatures, recevoir les candidats et, le cas échéant, participer aux jurys
- maintenir et développer le personnel au cadre et contractuel pour pouvoir mener à bien les missions de la Faculté
- s’assurer du développement des compétences professionnelles du personnel dans le cadre de l’évolution des métiers
- rédiger les évaluations et conduire les entretiens d’évaluation des agents dont il est SH (et éventuellement RO)
- assurer une cohérence dans la façon dont les évaluations sont faites
- arbitrer les conflits éventuels et propose des sanctions si nécessaire
- Assurer le secrétariat de nombreuses instances et commissions et veiller à la mise à jour des différents règlements facultaires Assurer les bonnes relations et la coordination avec les autres départements de l’administration
- veiller à la bonne application des procédures et règles communes
- contribuer activement à leur évolution à la faveur de groupes de travail ou par la réalisation de projets pilotes
- organiser, en concertation, les procédures d’élection
- Représenter la Faculté ou l’institution dans de nombreuses instances ou groupes de travail internes ou externes
Profil :
- Être titulaire d’un diplôme de master ou réussite du concours d’accession, avec une expérience utile d’au moins 5 ans
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)
Connaissances et compétences générales :
- Connaissance pratique de la gestion de projets
- Capacité à hiérarchiser les priorités
- Compétence en matière de lecture et de correction de textes
- Bonne expression orale et écrite en français
- Bonne connaissance en anglais
- La maîtrise du néerlandais est un aout.
- Maîtrise des outils informatiques (suite Office)
- La connaissance de l’environnement facultaire et de ses différentes dimensions (recherche, enseignement, administration) est un atout
- La connaissance de l’environnement universitaire est un atout.
Connaissances et compétences spécifiques à la fonction :
- Compréhension des processus stratégiques de prise de décision
- Sens des responsabilités (influence et enjeux)
- Capacité de gestion d’équipe et aptitude à la décision
Qualités requises :
- Sens du service et de l’écoute
- Communicateur·trice, innovateur·trice et créatif·ve
- Orienté·e « qualité »
- Capacités d’analyse, de discernement, volonté de recherche de solutions et proactivité
- Structuré·e et précis·e
- Sens de la médiation
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial
- Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
- Une formation permanente
- Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment)
- Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
- Une institution avec des valeurs sociétales fortes
Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Bureau
