La Faculté de droit et de criminologie - Service administration facultaire recrute :
Un·e assistant·e administratif.ve du décanat
Pour un CDI statut équivalent à temps plein
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
La Faculté de Droit et Criminologie comprend principalement un secteur étudiants (environ 4800 étudiant·es en 2025-2026) et 8 centres de recherche. Pour fonctionner, elle s’appuie sur son personnel administratif (25 personnes), ainsi que sur l’expertise d’environ 150 professeur·es et 300 assistant·es – dont la majorité sont à temps partiel et poursuivent une activité professionnelle en dehors de l’université. La Faculté propose un bachelier en droit à Bruxelles et à Mons, un master en droit décliné en 4 finalités (civil et pénal, économique et social, public et international, droit de l’entreprise), un master en criminologie ainsi que 6 masters de spécialisation.
La personne recruté·e travaillera sous la responsabilité opérationnelle du Doyen de la Faculté et de la Directrice de l’administration facultaire, et sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de l’administration facultaire.
Cette fonction relève de la famille de valorisation B dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
1. Support administratif général au doyen
- Analyse, tri des différents courriers, mails, appels téléphoniques adressés au doyen, transmission, orientation ou réorientation des personnes.
- Préparation de courriers.
- Accueil des personnes désireuses de s’entretenir avec le doyen et suivi approprié.
- Rôle d’interface avec tous les services de la Faculté/de l’Université/extérieurs.
- Gestion du calendrier du doyen.
- Organisation des rendez-vous, organisation de réunions pour les commissions et groupes de travail facultaires présidés par le doyen.
- Rappel et suivi des échéances.
- Suivi et validation des autorisations de mission introduites auprès du doyen par les membres de la Faculté.
- Suivi des dépenses réalisées par le doyen (récolte de justificatifs et envoi au département financier).
2. Assistance dans la gestion des dossiers du doyen
- Préparation de tous les dossiers avec un rôle d’initiative attendu avant analyse et traitement par le doyen, qui doit disposer de tous les éléments utiles à la prise de décision.
- Assistance pour les procédures disciplinaires (envoi des convocations, rédaction de procès-verbaux d’audition, rédaction de décisions, tenue de tableaux de suivis).
- Envoi de lettres d’information hebdomadaires à destination des membres de la Faculté.
- Création et mise à jour des groupes de diffusion de la Faculté.
- Compilation et mise à jour des différents mandats facultaires (électifs ou de représentants) et composition de toutes les commissions facultaires.
- Organisation d’événements conviviaux : dîner facultaire annuel, repas des nouveaux·elles engagé·es.
- Organisation de leçons publiques dans le cadre de commissions de recrutement de nouveaux·elles enseignant·es.
3. Organisation des élections facultaires
- Organisation des élections aux mandats de Doyen·ne.
- Organisation des élections des délégué·es au conseil facultaire (étudiant·es, scientifiques, administratifs).
- Participation au groupe de travail institutionnel pour les élections facultaires.
- Participation et soutien administratif à la commission électorale facultaire.
4. Chargé·e de dossiers enseignement
- Envoi de communications, compilation des propositions et suivis pour plusieurs appels facultaires et institutionnels en lien avec l’enseignement (demandes de crédits didactiques, demandes d’engagement d’étudiant·es-assistant·es, Prix Socrate, demandes de financements dans le cadre du « Fonds d’encouragement à l’enseignement »…).
- Gestion des prix étudiant·es.
- Suivi relatif aux éloges des professeur·es honoraires.
- Gestion des remboursements des frais de transport des professeur·es dispensant des enseignements dans le cadre du bachelier ou du master en droit à Mons.
- Vérification et mise à jour des données dans le cadre des évaluations des enseignements.
Profil :
- Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB en sciences humaines ou autre type de formation administrative.
- Avoir une expérience de minimum 3 ans utile à la fonction.
- Avoir une expérience en secrétariat de direction représente un atout.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Capacité à gérer de multiples tâches et échéances, et à hiérarchiser les priorités.
- Excellente maîtrise du français (écrit et oral).
- Compétences en matière de rédaction, de lecture et correction de textes, sens de la synthèse.
- Bonne maîtrise orale et écrite passive de l’anglais (niveau B2) et/ou du néerlandais (niveau B2).
- Sens aigu de la discrétion, diplomatie.
- Patience et courtoisie.
- Sens du contact et de la communication, capacités relationnelles.
- Maîtrise des outils informatiques et de bureautique.
Atouts :
- Autonomie, rigueur et sens de l’initiative.
- Connaissance de l’environnement universitaire.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (2jours/semaine après 3mois de prise en fonction - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
