La Faculté de Psychologie, des Sciences de l’éducation et de Logopédie – Observatoire du sida et des sexualités recrute :
Un·e assistant·e administratif·ve et budgétaire
Pour un CDD d’un an renouvelable à mi-temps
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
L’Observatoire du sida et des sexualités, basé à la faculté de Psychologie, des Sciences de l’éducation et de Logopédie – ULB, engage un·e assistant·e administratif.ve.
Si un poste aux fonctions variées aussi bien administratives/ comptables que de communication/documentation, proche des chercheur·euses et au cœur de dynamiques de recherches en sciences humaines et sociales centrées sur les questions relatives aux sexualités et aux IST/VIH dans un cadre de promotion de la santé sexuelle vous intéresse, vous êtes peut-être notre nouveau·elle collègue.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
Le profil décrit ci-dessous s’intègre dans le centre de recherche de l’Observatoire du sida et des sexualités composé d’une direction (académique temps plein), de plusieurs chercheur·euses et d'une documentaliste. Il s’agit d’assurer les missions principales dont la description figure ci-dessous :
1. Secrétariat de centre :
- Fournir un appui quotidien à la direction du centre.
- Planification de l’agenda des activités.
- Donner une vision prospective du calendrier.
- Organisation des réunions (tournante).
- Communication en interne vers les membres du centre et en externe.
- Gestion du courrier.
- Gestion comptable du centre en ce compris la gestion des paiements et la vérification de factures via le logiciel SAP.
- Participer à l’établissement des budgets annuels à destination de chaque bailleur de fonds (en collaboration avec le département financier).
2. Soutien à la recherche :
- Fournir un support logistique et administratif pour l’organisation d‘évènements développés par le centre (séminaires / conférences).
- Organiser les aspects logistiques des séjours professionnels (billets, logement, remboursement) des membres de l’unité.
3. Gestion administrative des conventions et des rapports :
- Assurer le suivi administratif des conventions, subsides et financements en lien avec les bailleurs (COCOF, AVIQ, etc.).
- Participer à la planification et relecture des rapports d’activités en coordination avec la direction et l’équipe.
- Veiller à la conformité documentaire des pièces justificatives (budgets, rapports, conventions).
- Participer à la mise en forme et à la structuration des rapports selon les exigences spécifiques des bailleurs.
4. Soutien à la communication et documentation des activités du centre de recherche :
- Diffuser sur les réseaux sociaux du centre les différents évènements organisés.
- Coordonner la création de contenus pour la lettre d’information trimestrielle du centre.
- Assurer le suivi des emprunts du fond documentaires.
- Organiser les différentes commandes d’ouvrages et en assurer le suivi et l’encodage dans le fond documentaire.
Profil :
- Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif reconnu par la FWB ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Gestion comptable (outil bureautique tel que SAP).
- Bonne connaissance des outils informatiques classiques de la suite Office (Word, Excel, Outlook) et des outils internet.
- Excellente maîtrise de la langue française.
- Bonne maîtrise de l’anglais oral et écrit.
- Excellent esprit d'équipe, faculté d’adaptation rapide et souci des relations humaines.
- Sens de la discrétion.
- Autonomie et sens des priorités.
- Rigueur et organisation, esprit analytique.
Atouts :
- La connaissance de l’administration de l’ULB.
- Des connaissances basiques des réseaux sociaux.
- Une expérience dans la communication et/ou l’évènementiel.
- L’intérêt pour les thématiques du centre de recherche autour du genre et des sexualités.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (sous conditions et pour certaines fonctions - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
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