La Faculté de psychologie des sciences de l’éducation et de logopédie - Service Décanat recrute :
Un·e assistant·e administratif·ve
Pour un CDI contractuel à temps plein
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
La Faculté de Psychologie, des Sciences de l’éducation et de Logopédie forme aux métiers de psychologue, logopède et spécialiste des sciences de l’éducation, au travers de bacheliers en logopédie et orientation générale (psychologie et sciences de l’éducation), et de masters en logopédie, sciences de l’éducation et psychologie.
La faculté compte actuellement plus de 5000 étudiant·es et environ 30 membres du personnel administratif, technique et de gestion.
Le poste décrit ci-dessous est rattachée à l’administration facultaire (décanat) de la faculté.
Le décanat se partage en deux pôles :
- un comprenant l’enseignement (bacheliers, masters, doctorats) et tous les aspects nécessaires afin d’en aider dans le fonctionnement (gestion des horaires, gestion des admissions, EBS, mobilité étudiante, …) ;
- un comprenant les aspects facultaires purement administratifs (recherche, comptabilité, assistance à la direction et/ou au Doyen, IT, gestion du cadre facultaire, …).
Le poste ci-décrit rentre dans la première partie reprenant l’aide administrative dirigée à l’enseignement. Celle-ci comprend actuellement plusieurs personnes offrant un support administratif transversal.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l’ULB.
Missions essentielles :
Les missions du poste sont plusieurs, variées et réparties tout au long de l’année académique :
1. Aide à la gestion administrative des cours transversaux du bachelier :
- En étroite collaboration avec la coordinatrice administrative des cours transversaux du bachelier et sous sa responsabilité opérationnelle, la personne devra :
- Mettre en place et gérer quotidiennement, en collaboration étroite avec les intervenant.es, les dispositifs de gestion nécessaires à la bonne continuité des activités pédagogiques (la gestion dynamique des groupes de travaux pratiques, la collection des besoins en terme de créneaux horaires et de locaux, l’organisation des évaluations, …).
- Assurer une communication efficace vers et entre les différentes parties impliquées dans les unités d’enseignement transversales : étudiant.es, enseignant.es, personnel administratif.
- Assurer la mémoire des dispositifs et des processus en vue, notamment, d’accompagner proactivement les changements de coordination académique des unités d’enseignements encadrées.
2. Aide à la gestion des stages en Faculté :
- En étroite collaboration avec le gestionnaire facultaire des stages et les coordinateurs académiques la personne devra, entres autres :
- Assurer la communication avec les étudiants (réponse aux questions) et gestion, en collaboration avec les responsables ad hoc, des pages intranet dédiées aux stages et à la FAQ.
- Faire le suivi des lieux de stages en collaboration avec les académiques (vérification des lieux de stages).
- Être le back-up du gestionnaire facultaire des stages.
3. Aide dans la gestion de l’ossature et du catalogue des programmes :
- En étroite collaboration avec la Directrice de l’administration facultaire la personne devra :
- transmettre les changements des programmes facultaires et de les garder à jour ;
- collaborer et servir de lien entre la Faculté et le SAGE.
- Ceci demande une connaissance des décrets et des programmes facultaires et du calendrier institutionnel avec un respect des échéances et des règles imposées.
4. Autres tâches administratives :
- En plus de ces aspects, la personne devra s’occuper d’autres tâches administratives comme les relevés de notes, la gestion des diplômes, la gestion administrative facultaire du CAPAES et de l’AESS, la gestion des archives, l’aide dans l’organisation du salon SIEP, …
Profil :
- Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif et reconnu par la FWB.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Maitrise de la langue française.
- Facilité de maniement de l’outil informatique.
Atouts :
- Expérience en matière de gestion administrative des cursus dans un établissement d’enseignement supérieur.
- Facilité de maniement des dispositifs pédagogiques en ligne (de type université virtuelle).
- Rigueur et organisation.
- Sens du service, contact aisé avec les utilisateurs.
- Esprit d’équipe.
- Faculté d’adaptation.
- Réactivité et gestion des priorités.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (2jours/semaine au bout de 2 mois - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
