La Cellule d’accompagnement pour le respect des étudiant·es – Service recrute :
Un·e assistant·e administratif·ve
Pour une CDI contractuel à mi-temps
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Créé en septembre 2020, Care est une structure à la fois interne à l’ULB et indépendante qui vise à accueillir et accompagner les étudiant·es confronté·es aux violences morales, sexuelles et discriminatoires durant leurs études. Elle a pour mission d’accompagner le changement dans les relations interpersonnelles que vivent les étudiantes et les étudiants entre elles et eux et avec le personnel qui les encadrent. Composée d’une responsable et de trois conseiller.ères psychosociales qui y travaillent à temps plein, elle accueille les étudiant·es de l’ULB et de l’HELB Illya Prigogine. Ses missions sont définies dans les règlements des études des deux institutions. Vous les trouverez sur le site du service : www.ulb.be/care
Les préoccupations pour ces questions sont relativement récentes, dès lors, la cellule, ses procédures, son organisation sont en mouvement constant afin de s’adapter à l’évolution permanente de ses missions. En rejoignant ce dispositif, vous intégrerez une petite équipe motivée et dynamique, porteuse de valeurs fortes de respect, de bienveillance et d’autonomie. La place et le rôle de chacun et de chacune sont essentiels pour le bon fonctionnement global du dispositif. En tant que collaborateur·trice administratif·ve, vous en serez une pierre angulaire : vos talents de coordinateur·trice opérationnel·le permettront de structurer et organiser ses actions de manière efficace en allégeant la charge mentale de la direction et des conseiller·ères
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l’ULB.
Missions essentielles :
- Coordination opérationnelle de l’équipe, des agendas et de la bonne marche organisationnelle de Care (organiser, préparer, anticiper les réunions internes du service ainsi que les réunions avec d’autres services ou dispositifs, gérer et mettre à jour les échéanciers divers, anticiper et rappeler les échéances, réserver les salles, inviter les participants, mettre en place les fournitures nécessaires, prévoir le catering et le gérer, préparer la documentation nécessaire à la réunion, etc.).
- Gérer les appels téléphoniques et les mails relatifs aux demandes de rendez-vous et leur suivi. Accorder par téléphone l’écoute minimale requise dans un contexte souvent chargé émotionnellement.
- Réalisation de l’ouverture du dossier pour les nouveaux demandeurs et les nouvelles demandeuses.
- Suivi et administration des commandes, comptes et factures : gestion des stock, réception et vérification des commandes, contrats, etc.
- Support dans la gestion du personnel (certificat médicaux, relais ressources humaines, organisation et encodage des congés, notes de frais, etc.).
Profil :
- Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif, en gestion, secrétariat de direction, ressources humaines ou dans un domaine équivalent, ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans la gestion organisationnelle d’un service et reconnu par la FWB.
- Avoir une expérience de 2 à 3 années minimum est requis.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requis :
- Bonne connaissance de la suite "Office" (word, outlook).
- Excellente maîtrise de la langue française écrite et parlée.
- Capacité et goût pour l’organisation, la planification et la priorisation.
- Connaissances de base en gestion administrative et financière.
- Capacité à travailler de manière autonome.
- Capacité à communiquer des informations de manière correcte, claire et structurée.
- Compétences en accueil et gestion des contacts (par téléphone et par mail), y compris dans des situations émotionnellement sensibles.
- Aptitude à gérer des informations confidentielles et à respecter la discrétion professionnelle.
- Ouverture à l’apprentissage notamment concernant l’utilisation de logiciels spécifiques.
- Empathie, capacité d’écoute et bienveillance.
- Rigueur, méthode dans le suivi administratif et organisationnel.
- Esprit d’équipe et coopération : travailler en synergie avec la responsable et les conseiller·ères psychosociaux·ales.
- Témoigner d’un engagement sincère dans les missions du service, avec une attitude constructive, proactive et orientée solutions, même face à des situations humaines ou organisationnelles difficiles.
Atouts :
- La connaissance du logiciel SAP.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (1/2jour/semaine au bout de 6 mois - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
