Le Service d'Appui et de Coordination Horaires & Auditoires du Pôle Santé recrute :
Un·e assistant·e administratif·ve pour les processus liés aux horaires et aux auditoires
Pour un CDI Contractuel à temps plein
(également ouvert aux agents sous statut équivalent)
Contexte :
Le Service d'Appui et de Coordination Horaires & Auditoires (SACHA) a la charge de toutes les missions d’encadrement relatives à la gestion des horaires et des salles de l’ULB.
Ses missions principales consistent en :
- La mise en place et la gestion de l’environnement informatique propre aux processus horaires et locaux à l’ULB (outils communs à toute l’université pour la gestion et la publication des horaires, transferts de données)
- La formation aux utilisateurs (formations initiales ou remises à niveau)
- Le support aux utilisateurs (bonnes pratiques, utilisation des outils informatiques, vérification de données)
- L’attribution des auditoires banalisés (ressources partagées entre toutes les facultés) pour les cours, examens et activités extracurriculaires (conférences, défenses de thèse, réunions, cercles…)
- La prédiction stratégique des difficultés et solutions à apporter dans la gestion des horaires et des auditoires
Le service comprend 6 personnes.
Missions essentielles liées à la fonction :
Sous la responsabilité de la Responsable du Service, nous recrutons un·e assistant·e pour les processus liés aux horaires et aux auditoires pour compléter notre équipe et ainsi contribuer à soutenir activement l’amélioration des services à la Communauté universitaire.
1.Gestion des réservations pour les cours, examens et pour les activités extracurriculaires (80%) :
Les activités curriculaires (cours et examens) et les activités extracurriculaires (i.e. activités non inscrites au catalogue des cours, comme des conférences, réunions, cours d’été, formations, événements divers) nécessitent une gestion et une organisation particulière :
- Réceptionner et traiter de manière structurée les demandes
- Rechercher et attribuer les locaux selon les contraintes : délais, besoins, disponibilités etc. en suivant les procédures internes
- Gérer la facturation pour certaines réservations
- Être le point de contact avec les organisateurs et parties prenantes tout au long du processus
- Apporter un renfort à l’équipe pour les processus liés aux activités curriculaires et extracurriculaires
2. Conseil et support aux utilisateurs :
- Assurer la formation, le conseil et le support auprès des personnes liées à la gestion des horaires et des locaux au sein de l’ULB (principalement dans les facultés à Erasme)
- Fournir l’appui nécessaire au bon fonctionnement des processus relatifs aux horaires et locaux
- Savoir diagnostiquer les problèmes rencontrés et contribuer à les solutionner
- Veiller à faire respecter les bonnes pratiques harmonisées entre les différentes entités concernées.
Localisation : Erasme (4/5) et Solbosch (1/5 – jour à définir)
Profil :
- Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
- Les candidat·e·s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·e·s.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)
Connaissances et compétences générales :
- La maîtrise des outils du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) est requise.
- La maîtrise du français (écrit + oral) est indispensable.
- La maîtrise de l’anglais (écrit + oral) est souhaitée : niveau B2 minimum.
- La maîtrise du néerlandais (écrit + oral) est un atout.
- Une expérience avérée dans l’enseignement supérieur est un plus.
- Une expérience avérée dans le domaine de la formation ou de la gestion de réservations est appréciée.
Connaissances et compétences spécifiques à la fonction :
- Capacité pédagogique (explication/vulgarisation de processus complexes)
- Capacité à fournir des conseils adaptés aux interlocuteurs
- Bonne communication écrite et orale.
Qualités requises :
- Sens aigu de l’organisation et du suivi : respect des échéances, capacité à travailler sur plusieurs tâches simultanées
- Conscience professionnelle
- Capacité d’adaptation à l’imprévu et à des situations complexes ou nécessitant des réponses rapides
- Bon esprit d'équipe et bonne capacité à travailler dans un esprit de collaboration au sein d'une organisation transversale
- Sens de l’autonomie, prise d’initiative avec un esprit orienté solution
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial.
- Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire.
- Une formation permanente.
- Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment).
- Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise.
- Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- Une institution avec des valeurs sociétales fortes.
Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·e·s en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
