La Maison des Sciences Humaines recrute :
Un·e assistant·e adminsitratif·ve
Pour un contrat de remplacement à temps plein
Contexte :
- La MSH est une structure d’accueil de la recherche en Sciences Humaines et Sociales. Les équipes qui y sont intégrées sont interfacultaires et les recherches menées interdisciplinaires. En tant que telle, la MSH a besoin d’un soutien administratif centralisé, dédié tant aux activités communes organisées au nom de la MSH qu’aux activités propres aux équipes qui la composent.
- La MSH est en outre gérée au quotidien par un directeur ou une directrice, et cette gestion nécessite un soutien logistique et administratif considéré comme prioritaire.
Missions essentielles :
Mission 1:
- Gérer les questions administratives, logistiques et financières de la MSH et de ses équipes sous la responsabilité du directeur/de la directrice (comptes, rapports d’activités, etc.) ;
- Gérer le courrier, les appels téléphoniques et l’agenda de la MSH
Mission 2:
- Gérer la communication de la MSH et des équipes, en ce compris la mise en place de la newsletter MSH, la gestion hebdomadaire des réseaux sociaux MSH et la mise à jour du site Internet de la MSH (via une base de données) sous la supervision du directeur ou de la directrice
Mission 3:
- Soutenir la logistique des équipes dans l’organisation d’événements MSH (colloques, conférences, etc.) ; gérer la mise en place et le suivi d’éventuels contrats de recherche financés par des institutions nationales, européennes et internationales
Mission 4 :
- Organiser et faire le suivi (PV) des réunions et séminaires de la MSH et des équipes qui la composent
Mission 5:
- Assurer l’accueil et l’installation des post-docs et chercheurs visiteurs de la MSH
Profil :
- Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif et reconnu par la FWB.
- Une expérience de 2 ans dans une institution universitaire, scientifique ou culturelle est souhaitable, mais pas indispensable.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486)
Connaissance et compétences générales :
- Connaissances en informatique/bureautique : Programme MAC (Pages, Keynote, Numbers,…)
- Connaissances graphiques (conception d’affiches)
- Connaissance de l’anglais (niveau B1 ou plus)
- Très bonne orthographe du français
Connaissance et compétences spécifiques :
- Connaissances des outils de gestion en ligne (dropbox, doodle, etc.)
- Connaissance de logiciels de graphisme (canva...)
- Compétences informatiques complémentaires sont considérées comme des atouts.
- Une connaissance des logiciels de comptabilité et de gestion de site internet est un atout.
- Un programme de formation ad hoc pourra être décidé en concertation avec le directeur/la directrice de la MSH.
- La connaissance de l’institution est un atout.
Qualités requises :
- Capacité d’organisation et rigueur dans le travail.
- Esprit d’équipe mais aussi autonomie dans la gestion du travail.
- Capacité à effectuer des tâches variées et à répondre à de multiples interlocuteurs.
- Sens des responsabilités et esprit d’initiative.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
- Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
- Une formation permanente
- Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
- Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise (sous conditions)
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
Politique d’égalité des chances :
La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous recrutons les candidat·es en fonction de leurs compétences indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
