Le Service du personnel enseignant et scientifique (SPES) du Département des relations et ressources humaines de l'ULB recrute:
Un.e assistant.e administratif.ve pour un CDI contractuel à temps plein
Contexte:
Le poste décrit ici s’ancre dans le Département des relations et ressources humaines et plus spécifiquement au sein du Service du personnel enseignant et scientifique (SPES) qui a pour mission la gestion administrative des carrières, en ce compris les aspects de pension, des membres des personnels enseignant et scientifique. Les membres de ce service (11.5 ETP) analysent, conseillent et apportent leur expertise sur tout domaine relatif au personnel enseignant et scientifique et veillent au respect des contraintes statutaires et légales concernant tout évènement de carrière (titre, fonction, pourcentage d’occupation, cumuls entre mandats et différents corps…).
Suivant le mouvement de transformation du département, ce poste sera amené à évoluer progressivement vers plus de transversalité, notamment par la mise en place d’une structure venant fédérer les compétences présentes dans le département en matière de pension, tous corps confondus. La personne recrutée sera amenée à s’investir activement dans le cadre de la mise en place de ce nouveau fonctionnement.
Missions:
La finalité essentielle du poste décrit ci-dessous a trait à la gestion administrative des pensions du personnel enseignant et scientifique (PES) de l’Université (90% du temps de travail).
Cette gestion implique de nombreuses facettes dont les principales se résument comme suit :
- Analyser les carrières et assurer le suivi individuel des dossiers de départ en pension. Les carrières de notre personnel enseignant et scientifique prennent des formes diverses et évoluent au cours du temps, ce qui se reflète in fine sur leur droit à la pension. Il peut s’agir de personnes qui bénéficieront d’une pension du secteur public, mais également d’enseignants, travaillant sous un autre statut, qui bénéficieront d’une pension extralégale à charge de l’employeur. Cet aspect essentiel du travail implique des contacts réguliers avec les intéressés, les interlocuteurs facultaires , le Service fédéral des Pensions, etc.
- Mettre à jour une série de base de données, tant en interne (nous travaillions avec SAP) qu’en externe : via logiciel Capello ( Service Fédéral des Pensions) et le programme mis à disposition par l’ONSS. En cas de carrière complexe ou mixte, analyse complète de la carrière et, en concertation avec le service traitement, encodage de données rectificatives (DMFA, données historiques de carrière
- Informer nos usagers concernés par ces évènements de carrière, notamment au moyen de supports d’information à leur destination qu’il conviendra de maintenir à jour et d’éventuellement développer. Un lien fort avec les autorités facultaires est également à maintenir et à développer, pour garantir la bonne information de tous et la bonne collecte des données.
- Développer une expertise qui vise à soutenir les autorités de l’ULB notamment en matière de veille législative sur les pensions, mais, également, dans l’analyse spécifiques de dossiers, notamment en matière de simulations sur les couts que l’institution serait amenée à prendre en charge.
- S’investir activement dans la mise en place d’une structure venant fédérer les compétences présentes dans le département en matière de pension, tous corps confondus.(cf plus haut).
En plus de cette finalité majeure relative aux pensions du PES, la personne pourra aussi appuyer l’équipe du SPES, en particulier sur les aspects de gestion administrative des renouvellements des mandats temporaires, sur la gestion des dossiers des chercheurs invités et sur l’instruction des dossiers de cumuls des temps plein.
Profil:
- Etre titulaire d'un diplôme de Bachelier utile à la fonction
- Les candidatures présentant un niveau de diplôme supérieur à celui d'un Bachelier ne pourront pas être retenues.
- Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB (http://www.equivalences.cfwb.be/index.php?id=486).
Connaissances et compétences générales:
- Intérêt pour la gestion administrative des dossiers.
- Aisance avec les données chiffrées.
- Parfaite maîtrise du français et bonne orthographe.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft office 365).
- Une familiarité avec l’outil SAP est un plus.
- La connaissance de l’anglais constitue un atout.
Compétences opérationnelles:
- Capacité d’analyse de dossiers et de données.
- Faire preuve de rigueur et du respect des procédures.
- Aptitude à travailler sur des textes réglementaires et juridiques.
- Grandes compétences organisationnelles.
- Capacités rédactionnelles.
Qualités:
- Capacité d’allier la technicité de la matière à l’aspect humain.
- Être orienté service et solution.
- Capacité à gérer des dossiers dans un environnement complexe.
- Résistance au stress.
- Esprit d’initiative et sens des responsabilités.
- Capacité d’adaptation et esprit d’équipe.
- Envie d’apprendre.
- Assertivité.
- Discrétion.
Politique d’égalité des chances:
- La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
- Nous recrutons les candidat.e.s en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
- Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
- Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l'occuper est disponible sur demande.
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