Le Département des bibliothèques et de l’information scientifique - Service de Support aux Missions Tranversales (SSMT) recrute :
Un·e assistant·e administratif·ve
Pour un contrat de remplacement à temps plein
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Comptant une centaine d’agent·es, le Département des bibliothèques et de l’information scientifique (DBIS) de l’ULB regroupe :
- Cinq bibliothèques principales et deux bibliothèques spécialisées, distribuées sur plusieurs campus.
- Le service des archives patrimoine et réserve précieuse.
- Les Editions de l’Université de Bruxelles.
- Cinq services de gestion centralisés, dont le Service de Support aux Missions Transversales (SSMT), directement attaché au Directeur du Département.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
Sous la responsabilité hiérarchique et opérationnelle du directeur du Département et au sein du Service de Support aux Missions Transversales (SSMT) :
1. Support à la Direction (20%) :
- Assurer l’accueil téléphonique et l’accueil des visiteurs.
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Apporter un appui administratif à la Direction.
- Soutenir l’organisation logistique d’événements départementaux (réunions, séances d’information, activités diverses).
2. Gestion des contrats de jobistes (40%) :
- Assurer un suivi administratif des contrats des jobistes (principalement ceux et celles qui sont affecté·es aux salles d’étude) et être un point de contact pour les questions administratives liées à ces engagements.
3. Accueil et fourniture de documents (30%) :
- Assurer des prestations d’accueil et de fourniture de documents en appui aux bibliothèques et services concernés (une formation à ces tâches spécifiques sera assurée).
- Pour cette tâche, des prestations pourraient être demandées sur des campus proches du Solbosch (Flagey, La Plaine).
4. Appui à la communication interne (10%) :
- Contribuer à la diffusion d’informations au sein du Département.
- Participer à la mise à jour de supports de communication (documents, notes, affiches, etc.).
Profil :
- Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB en secrétariat / assistant·e de direction ou autre diplôme pertinent pour la fonction.
- Avoir un minimum de 2 ans d’expérience utile à la fonction (gestion administrative courante).
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requis:
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques de base (Suite Office).
- Excellente maîtrise du français oral et écrit.
- Organisation, rigueur et respect des échéances.
- Très bonnes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, et sens aigu de l’accueil et du service.
- Capacité à travailler de manière autonome.
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Adaptabilité.
- Polyvalence.
Atouts :
- Connaissance de l’ULB et de son fonctionnement.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (1jour/semaine à évaluer au bout d’un mois - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
