La Faculté de Médecine recrute :
Une assistante administrative et financière / Un assistant administratif et financier (F/H/X)
Pour un CDD de 6 mois renouvelable à temps plein
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
En mai 2020, le Gouvernement Fédéral a décidé la mise en place d’une unité de lutte contre les maladies infectieuses, permettant à la Belgique de consolider sa capacité de recherche dans le contrôle des maladies infectieuses émergentes et réémergentes. Cette mission a été confiée à l’Université libre de Bruxelles (ULB) et à l’Université d’Anvers, réunies au sein de l’European Plotkin Institute for Vaccinology (EPIV) (www.epiv.eu).
Pour atteindre l’objectif fixé par le Gouvernement Fédéral, l’ULB a mis en place une nouvelle infrastructure de 3600 mètres carrés sur le site du campus d’Anderlecht, qui héberge des laboratoires de pointe pour la recherche en immunologie et en microbiologie, et est opérationnelle depuis septembre 2023.
Dans le cadre du renforcement de l’équipe administrative de l’Institut Plotkin et de ses deux laboratoires de recherche, nous recherchons un·e assistant·e administratif·ve et financier·ère.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
Assurer un support administratif et financier transversal auprès de l’Institut et des laboratoires qui le composent, en garantissant la fiabilité des données, le respect des procédures internes, la bonne gestion documentaire et le soutien aux activités administratives, financières et logistiques.
1. Gestion administrative et financière.
- Assurer la mise à jour et la fiabilité des bases de données financières internes relatives aux dépenses de l’Institut et des laboratoires qui le composent.
- Participer à la vérification et au suivi administratif des dépenses : contrôle des imputations, rapprochements, suivi des facturations et des opérations courantes.
- Participer au suivi administratif des projets, incluant la création, le suivi et l’archivage des dossiers, dans le respect des échéances, procédures et standards documentaires de l’Institut.
- Participer aux échanges avec les services de gestion financière et de gestion de la recherche de l’Université.
- Contribuer à l’actualisation et au suivi des tableaux de bord financiers (par compte, par projet ou au niveau analytique global), en soutien au monitoring des activités.
- Contribuer à la circulation, à la consolidation et au partage des informations administratives et financières au sein de l’équipe administrative et au niveau de l’Institut, dans le respect des procédures institutionnelles de l’Université.
2. Support administratif : logistique & enseignement.
- Assurer un rôle de suppléant·e pour les activités d’accueil et de logistique de l’Institut : accueil des visiteurs, gestion des appels téléphoniques et des livraisons, encodage et suivi des commandes standards, contacts avec les fournisseurs, gestion des salles de réunion.
- Apporter un support administratif à l’enseignement dans le cadre d’un Laboratoire d’Enseignement, notamment pour la logistique liée aux travaux pratiques et aux examens.
Profil :
- Être titulaire d’un Bachelier reconnu par la FWB et avoir un intérêt marqué pour les domaines administratif ou comptable ou être titulaire d’un CESS et justifier d’une expérience significative au sein d’un département financier.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie-Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requis :
- Avoir une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Excel : formules, tableaux croisés dynamiques.
- Avoir une bonne aisance avec les outils informatiques : capacité d’apprentissage de nouveaux logiciels, bonne maîtrise d’Internet.
- Avoir un bon sens de la communication orale et écrite ainsi qu’un sens de l’accueil.
- Maîtriser le français.
- Avoir une connaissance professionnelle de l’anglais, qui est la langue utilisée pour la communication générale au sein de l’institut.
- Avoir une réelle affinité avec les chiffres et les bases de données.
- Savoir suivre des instructions et respecter des procédures.
Atouts :
- Avoir des connaissances en comptabilité.
- Connaître le logiciel SAP.
- Avoir l’esprit analytique et de synthèse.
- Avoir la capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances.
- Être autonome tout en conservant une forte capacité de travail en équipe.
- Être rigueux·se et avoir le sens de l’organisation.
- Se montrer proactif·ve, flexible et avoir une capacité d’adaptation.
- Être discret·e et avoir le sens de la confidentialité.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Recherche contractuelle
