Le Département Enseignement - Service des inscriptions - recrute :
Quatre gestionnaires administratif·ves
Pour un CDD à temps plein de 5 mois
(15 juin 2026 au 15 novembre 2026)
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Le Service des Inscriptions a pour mission principale d’accueillir et d’informer les étudiant·es. Il a en charge la gestion administrative des admissions, inscriptions et réinscriptions, et ce dans le respect des dispositions légales et réglementaires.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Fonction:
Mission 1:
- Gérer les dossiers d’admission et de (ré)inscription en collaboration avec les gestionnaires admission en faculté en veillant au respect de la législation en vigueur notamment en matière de conditions d’accès : analyse administrative et légale, validation du contenu des dossiers et décision, finalisation des inscriptions.
Mission 2:
- Gérer les vérifications de dossiers dans le cadre de la procédure de contrôle de financement.
Mission 3:
- Assurer l’accueil et l’information des étudiant·es/candidat·es tant par email que par téléphone et sur place.
- Contribuer, notamment en période de campagne d’admission et d’inscription, aux différentes missions assurées par le Service des inscriptions.
Profil:
- Être titulaire d’un bachelier dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS reconnu par la FWB avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es
- Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Excellente maîtrise du français
- Bonne connaissance de l’anglais (niveau B2)
- Maîtrise de la Suite Office (Excel)
- Bonne maîtrise de l’outil informatique et aisance dans l’utilisation de logiciels informatiques intégrés complexes
- Aptitude à lire et à comprendre des textes à caractère juridique
- Bonnes capacités de communication (accueil mais aussi rédactionnelles)
- Rigueur, capacité d’analyse, précision
- Discrétion
- Sens de l’organisation
- Capacité à travailler en équipe
- Rapidité d’exécution, réactivité
- Résistance au stress
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
- L’accès à une formation permanente
- Possibilité de télétravailler (1 jour de télétravail à partir de septembre sur base d'une évaluation et à aménager selon les impératifs du service.)
- Des restaurants universitaires éthiques et durables
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (sophie.veys@ulb.be), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
