L’Institut d’études européennes de l’Université libre de Bruxelles recrute :
Un·e responsable administratif et de la communication
pour un CDI contractuel à temps plein
Contexte :
L’Institut d’études européennes de l’Université libre de Bruxelles (IEE-ULB) est un institut interdisciplinaire d’enseignement supérieur et de recherche en études européennes implanté à Bruxelles, au cœur de l’Europe. Fondé en 1965, ce Centre d’Excellence Jean Monnet reconnu bénéficie 60 ans d’expérience et d’un réseau mondial de partenaires académiques et non-académiques en constant développement.
Capitalisant sur son expertise mondialement reconnue, l’IEE-ULB se positionne comme la figure de proue de l’ULB en études européennes et un lieu de réflexion et de débat public au cœur de Bruxelles, capitale de l’Europe, en dialogue avec la sphère politique et administrative européenne.
Entité autonome, l’IEE développe une perspective interdisciplinaire et les collaborations avec ses facultés partenaires qui en sont les soutiens historiques : (1) Philosophie et Sciences Sociales ; (2) Droit et Criminologie ; et (3) Solvay Brussels School – Economics and Management. L’IEE s’inscrit par ailleurs dans un réseau très dense de partenariats avec d’autres universités au niveau européen et mondial (notamment les Universités d’Oxford et de Cambridge grâce à la Fondation Wiener-Anspach ; l’Institut Universitaire Européen de Florence ; le Collège d’Europe ; l’Université de Waseda ; etc.).
Le poste de gestionnaire de direction et responsable de communication est clef pour permettre à l’IEE de mener à bien ses différentes missions et activités.
Fonction:
1 : Assurer la gestion administrative des activités de l’IEE
- Coordonner et assurer le suivi des procédures administratives liées aux décisions prises par le Conseil et le Conseil stratégique de l’IEE-ULB (rédaction d’ordres du jour et de procès-verbaux, suivi des décisions, compilation de synthèses)
- Assister le Président et la Directrice dans leurs missions au quotidien
- Superviser en tant que responsable organisationnel 4 membres du personnel administratif fixe et 2 membres du personnel en contrat à durée déterminée sur financement extérieur
2 : Représenter l’IEE-ULB auprès des organes internes de l’ULB
- Assurer la liaison avec les facultés partenaires de l’IEE (Philosophie et Sciences Sociales ; Droit et Criminologie et Solvay Brussels School – Economics and Management)
- Assurer la liaison avec les services centraux de l’ULB (participations aux réunions interfacultaires, aux réunions avec le département enseignement, avec les chargés de communication, Infor-études, etc.)
3 : Développer et diriger la stratégie de communication de l’IEE
- Assurer la promotion des enseignements (campagnes publicitaires, salons, réseaux sociaux…)
- Soutenir la valorisation des activités de recherche en études européennes en lien avec le/la logisticien·ne de recherche de l’IEE-ULB, notamment via la communication sur les projets européens de l’IEE, les interventions médias, les publications, etc.
- Assurer l’organisation logistique des évènements labellisés IEE
- Gérer les canaux de communication de l’IEE (site web, newsletter, réseaux sociaux, supports type brochure facultaire, podcast, etc.)
- Soutenir l’organisation des évènements organisés par l’IEE
4 : Contribuer aux activités d’enseignement interdisciplinaire et de professionnalisation dispensé à l’IEE-ULB
- Dynamiser le réseau Alumni de l’Institut
- Développer le volet professionnalisation des Masters en études européennes, en collaboration avec les titulaires des cours pertinents (stages, programme de mentorat)
- Faire le lien avec la représentation étudiante et les associations étudiantes
5 : Gérer la mise en œuvre des projets de recherche (européens et autres) de l’IEE-ULB)
- Contribuer au suivi et à la coordination administrative en étroite collaboration avec les gestionnaires des projets (y compris le reporting auprès des bailleurs de fonds)
- Superviser les activités liées à l’impact et à la dissémination de la recherche
Profil:
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Titulaire d’un diplôme de Master (120 ECTS) ou équivalent en Sciences Humaines (un cursus en Etudes européennes ou une familiarité avec la dimension européenne sont considérés comme des atouts)
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Minimum 3 ans d’expérience dans les domaines professionnels du management et/ou du journalisme et/ou de la communication
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Expérience souhaitée du milieu académique
Connaissance et compétences générales:
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Expérience de la gestion d’équipe
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Capacité à évoluer aisément dans un milieu international et multiculturel
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Capacité à être « diplomate » dans un environnement institutionnel complexe
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Excellentes capacités de rédaction et de synthèse
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Sens du collectif, capacité d’écoute
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Esprit d'initiative, dynamisme
Connaissance et compétences spécifiques à la fonction:
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Une parfaite maitrise écrite et orale de l’anglais et du français (requise)
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La pratique de toute langue supplémentaire est considérée comme un atout (souhaitée)
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La parfaite maitrise des logiciels Microsoft Word ; Excel ; Power Point est attendue (requise)
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La maitrise d’un ou plusieurs logiciels de la suite Adobe est considérée comme un atout, en particulier InDesign ou autres tels que Caneva, CapCut, etc. ; ainsi que la maîtrise de la communication sur les réseaux sociaux (souhaitée)
Nous offrons:
- Un cadre de travail agréable et convivial.
- Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire.
- Une formation permanente.
- Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail notamment).
- Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l’expérience acquise.
- Des avantages extra légaux (indemnité télétravail, régime de congé attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- Une institution avec des valeurs sociétales fortes.
