Le Département enseignement - Pôle Éducation recrute :
Un·e gestionnaire opérationnel·le pour la Formation Initiale des Enseignant·es
Pour un CDD d'un an renouvelable à temps plein
Offre ouverte également aux agent·es sous statut équivalent
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38. 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Le Pôle Éducation fédère les acteurs de la formation des enseignant·es (de l’enseignement obligatoire) afin d’en garantir la qualité au sein de l’Université. Il réunit les facultés impliquées dans la formation initiale des enseignant·es (FIE) et assure la coordination ainsi que la cohérence des programmes de codiplômation avec les Hautes Écoles et les Écoles Supérieures des Arts de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Il contribue également à la formation continue des professionnel·les de l’enseignement, développe des liens étroits avec les acteur·rices de l’enseignement obligatoire.
Cette fonction relève de la famille A de valorisation dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
1. Gestion opérationnelle des horaires FIE.
- Assurer la mise en œuvre opérationnelle et le suivi des horaires de la FIE :
- Programmes dont les Hautes Écoles sont référentes (futurs enseignants du maternelle au secondaire inférieur) : coordination des horaires pour l’ensemble des cours ULB
- Programmes donc l’ULB est référente (futurs enseignants du secondaire supérieur) : coordination des cours ULB de tronc commun et des cours dispensés par les partenaires
- Certificat d'Aptitude Pédagogique Approprié à l'Enseignement Supérieur (CAPAES – enseignants en Hautes Écoles et dans l’enseignement pour adultes) : suivi et mise à jour des horaires
- Veiller à la cohérence des informations transmises aux acteur·rices concerné·es.
2. Gestion administrative des inscriptions et des PAE des étudiant·es inscrit·es en FIE.
- Assurer le suivi opérationnel des inscriptions via le système d’information.
- Coordonner le transfert des données entre l’ULB et les partenaires des Hautes Écoles (HE) et des Écoles Supérieures des Arts (ESA).
- Encoder les PAE ULB pour les étudiant·es concerné·es.
- Veiller à la fiabilité et à la complétude des données académiques.
3. Secrétariat et coordination académique des programmes coordonnés par le Pôle.
Relations avec les enseignant·es :
- Assurer la coordination opérationnelle des échanges avec :
- Les enseignant·es des Hautes Écoles et des ESA.
- Les enseignant·es ULB.
- Gérer et animer un canal Teams dédié aux enseignant·es ULB de la FIE.
Relations avec les étudiant·es :
- Répondre aux demandes des étudiant·es (FAQ, communications générales, e-cursus).
- Diffuser les informations pratiques et académiques nécessaires au bon déroulement des parcours.
4. Mise en œuvre opérationnelle du dispositif « Épreuve de Maitrise de la Langue Française (EMLF).
- Assurer la mise en œuvre et le suivi opérationnel du dispositif EMLF.
- Participer au groupe de travail opérationnel organisé par l’Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES).
- Assurer le suivi administratif du dispositif :
- Organisation de la journée EMLF.
- Suivi des corrections.
- Organisation de la visite des copies.
- Coordination des flux d’informations internes et externes.
5. Suivi administratif des dossiers des Étudiant·es à Besoin Spécifique (EBS).
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Assurer le suivi des dossiers EBS des étudiant·es inscrit·es administrativement à l’ULB et principalement dans les HE et les ESA partenaires.
Profil :
- Être titulaire d’un Bachelier dans le domaine administratif, gestion administrative, secrétariat de direction ou être titulaire d’un CESS reconnu par la FWB avec une expérience pertinente d’au moins 1 an dans une fonction administrative.
- Avoir une expérience de 2 ans dans le secteur de l’enseignement et/ou milieu universitaire est un atout.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie-Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requis :
- Excellente expression orale et écrite en français.
- Connaissance approfondie des outils informatique et bureautique (système d’exploitation Windows, Word, Excel, Outlook, Teams, navigateur internet).
- Excellentes capacités organisationnelles, ordre, rigueur et respect des échéances.
- Adaptabilité et polyvalence.
- Capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps et à établir les priorités.
- Sens de l’accueil, contact aisé et diplomatie.
- Autonomie et sens de l’initiative.
- Enthousiasme, disponibilité et esprit d’équipe.
Atouts :
- Connaissance de l’ULB et de son fonctionnement.
- Connaissance du monde de l’enseignement en FWB.
- Outils de planification des horaires (TimeEdit), de gestion de cours (e-cursus) et des inscriptions.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (2 jours par semaine à évaluer au bout de 3 mois – à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
