La Faculté de Médecine - Décanat recrute :
Une assistante administrative / Un assistant administratif (F/H/X)
Pour un contrat de remplacement à mi-temps
Offre ouverte également aux agent·es sous statut équivalent
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles-Capitale, avec plus de 6 000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38 000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
La Faculté de Médecine c’est quatre filières (Médecine, Médecine vétérinaire, Sciences biomédicales et Sciences dentaires), 5 481 étudiant·es, 40 laboratoires de recherche regroupant 350 chercheur·euses, un campus multidisciplinaire des Sciences de la santé, une bibliothèque et un musée de la Médecine, un hôpital académique et un réseau de 22 hôpitaux de stages, 48 Masters de spécialisation, une très grande ouverture sur les stages et les formations à l’étranger, en Europe et dans le monde.
La Faculté de Médecine fait partie également du Pôle Santé avec les Facultés des Sciences de la Motricité humaine, l’Ecole de Santé publique et la Faculté de Pharmacie et se situe sur le campus Erasme dans un cadre exceptionnel autour de l’Hôpital Erasme et de l’Institut Bordet, deux hôpitaux de l’Hôpital Universitaire de Bruxelles.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
1.Diplômes (toute l’année) :
- Encodage des titres de mémoire dans e-Cursus.
- Vérification des données personnelles des étudiant·es avant la demande d’impression des diplômes.
- Préparation, vérification et impression des annexes et suppléments aux diplômes.
- Commande des diplômes auprès du service SAGE.
- Prise de rendez-vous avec les Présidents et Secrétaires de jury pour signature des diplômes et annexes.
- Classement des diplômes par filière et classement dans les fardes.
- Traitement des demandes de réédition de diplômes.
- Remise des diplômes aux étudiant·es au guichet ou sur rendez-vous.
2. Proclamation (octobre) : en collaboration avec le service communication de l’ULB :
- Envoi des invitations aux étudiant·es via Announcement Manager après la 1ère et la 2ème session pour inscription à la cérémonie.
- Préparation des différentes listes des proclamés par filière.
- Préparation de la liste des invités.
- Invitations aux membres du corps académique.
- Préparation de la remise de prix par filière + suivi.
- Préparation du drink suivant la remise de prix (réservation du traiteur et de la salle à l’Hôtel de Ville de Bruxelles).
- Aide pour envoi des photos de la cérémonie aux proclamés et aux lauréats des prix.
3. Fonds Facultaires (ponctuel et tâche répartie avec une autre collègue) :
- Préparation et participation aux différentes Comités de Gestion et Comités de Sélection.
- Rédaction des PV suite aux comités.
- Envoi des différents appels d’offre au département recherches pour publication sur Infofin.
- Réception des dossiers de candidature et des demandes de subvention.
- Envoi des demandes de subvention auprès des personnes concernées.
- Rédaction et envoi des bons jaunes au Département de gestion financière.
4. Elections (1x/an en décembre) :
- Préparation des actes de candidature.
- Envoi des communications aux étudiant·es, aux académiques, aux scientifiques et aux PATGS.
- Réception et classement des actes de candidature.
- Réception des recours.
- Traitement des recours avec la Commission de recours.
- Gestion de l’application Bélénios.
- Dépouillement de l’élection et publication des résultats des élections.
- Organisation du second tour quand cela est nécessaire.
Profil :
- Être titulaire d’un Bachelier dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS reconnu par la FWB avec une expérience pertinente d'au moins 3 ans dans une fonction administrative.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un Bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie-Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requis :
- Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel et Powerpoint).
- Excellentes qualités de communication et rédactionnelles.
- Esprit d’équipe.
Atouts :
- Connaissance de l’environnement universitaire.
- Connaissance du domaine de l’enseignement supérieur subventionné.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (2jouts/semaine au bout de 3 à 6 mois selon l’autonomie et la prise en main de la fonction par l’agent·e - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
