Le Département de la communication et des relations extérieures recrute :
Un·e assistant·e administratif·ve
Pour un contrat de remplacement à temps plein
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Le Service communication contribue à la notoriété et à la visibilité de l’ULB. Il promeut ses actions, construit une politique de communication institutionnelle cohérente, contribue à son de six pôles thématiques - recherche, enseignement, vie universitaire, événements, international et transversal -, ainsi que d’une cellule d’appui administratif à laquelle appartient l’assistant·e en secrétariat et comptabilité.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
1. Gestion de la comptabilité journalière du service communication (40%) :
- Réalisation des bons de commandes et vérification des pièces comptables.
- Suivi facturation, avec fournisseurs et département de gestion financière (DGF).
- Supervision mensuelle du budget en adéquation avec les prévisions.
2. Appui à l’ensemble des activités du Service communication (40%) :
- Suivi administratif de l’engagement des jobistes pour l’ensemble des événements institutionnels.
- Suivi des impressions dans le Magazine Esprit Libre.
- Gestion des demandes de tournage.
- Appuis administratifs à la supérieure hiérarchique et à l’équipe.
3. Appui aux missions transversales du département (20%) :
- Appui au secrétariat : accueil des visiteurs du département, gestion du courrier entrant et sortant, envoi des avis de décès.
- Suivi des appels d’offre, commande et gestion des stocks de documentation et de goodies.
- Tenue et mise à jour de documents de travail pour l’ensemble du département.
Profil :
- Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB dans les domaines de gestion administrative, assistanat de direction, avec une expérience utile à la fonction de minimum 1 an.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Parfaite maîtrise du français et orthographe irréprochable.
- Maîtrise des logiciels bureautiques classiques – Office 365 (Word, Excel, Outlook, outils collaboratifs, de planification de réunions, etc).
- Capacité à gérer différents dossiers simultanément, à hiérarchiser les priorités et respecter les délais.
- Connaissance approfondie des principes de comptabilité, de budget et de marchés publics.
- Maîtrise d’un logiciel comptable.
- Rigueur, autonomie, capacité d’adaptation et discrétion.
- Sens du travail en équipe et du dialogue.
Atouts :
- Connaissance de l’Université et de son fonctionnement.
- Connaissances des outils de gestion propre à l’Université.
- Pratique fluide de SAP Finances.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (sous conditions et pour certaines fonctions - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
