Département des infrastructures – service ACT Ixelles recrute :
Un·e coordinateur·trice Facility – services de propreté & logistique
Pour un CDI contractuel à temps plein
Offre ouverte également aux agent·es sous statut équivalent
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Au sein du Département des infrastructures, le service « ACT – Ixelles », composé d’une dizaine de personnes, est responsable de plusieurs services essentiels pour les campus du Solbosch, de la Plaine, Usquare et leurs sites associés (plus de 340.000 m²) : nettoyage, gestion des déchets, entretien des abords, travaux légers et soutien logistique.
Dans ce cadre, nous recherchons un·e coordinateur·rice chargé·e d’assurer le suivi opérationnel des prestations de nettoyage et de gestion des déchets réalisées majoritairement par des entreprises externes.
Votre objectif : garantir, sur le terrain, un service fiable et de qualité pour les usagers (étudiant·es, personnel), tout en assurant un suivi rigoureux des prestations et des coûts.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
1. Coordination des prestataires (nettoyage & déchets) :
- Assurer le suivi quotidien des entreprises de nettoyage et de gestion des déchets actives sur les différents campus.
- Veiller au respect des cahiers des charges, des plannings d’intervention et des exigences de qualité.
- Accueillir et orienter les prestataires sur site (consignes, accès, sécurité) et veiller au respect des règles en vigueur.
- Être présent·e régulièrement sur le terrain pour contrôler les prestations (état de propreté, tri des déchets, fréquences, conformité des interventions).
- Identifier les écarts ou dysfonctionnements, en discuter avec les prestataires et suivre la mise en œuvre des actions correctives.
- Assurer le lien entre l’ULB, les prestataires et les différents interlocuteurs internes (techniques, administratifs, usagers).
- Participer aux réunions de suivi et contribuer à l’amélioration continue des prestations.
2. Suivi qualité et gestion administrative :
- Organiser et réaliser des contrôles qualité réguliers sur base de critères définis.
- Assurer un reporting clair et structuré (constats, indicateurs simples, problèmes rencontrés).
- Suivre les aspects administratifs liés à l’activité : validation des prestations, contrôle des factures, suivi des commandes.
- Participer au suivi budgétaire en collaboration avec le responsable du service.
- Veiller à la bonne application des contrats en cours et signaler toute dérive (qualité, coûts, délais).
- Contribuer à la recherche d’améliorations concrètes (organisation, méthodes de travail, optimisation des coûts).
3. Service aux usagers et soutien logistique :
- Agir comme point de contact pour les usagers (personnel, étudiant·es, services internes) pour toute demande liée au nettoyage ou aux déchets.
- Analyser les demandes, proposer une solution adaptée et en assurer le suivi jusqu’à leur résolution.
- Gérer les réclamations de manière constructive, en lien avec les prestataires et le responsable de service.
- Coordonner des interventions spécifiques (nettoyages ponctuels, événements, situations exceptionnelles).
- Contribuer à la bonne communication des services proposés (procédures, consignes de tri, fonctionnement).
- Apporter un soutien ponctuel aux autres activités du service ACT (déménagements, logistique légère, aménagements), dans un esprit d’équipe et de polyvalence.
Profil :
- Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB.
- Disposer d’une expérience professionnelle d’environ 3 ans dans un domaine lié (facility, nettoyage, horeca, logistique, événementiel, coordination de services…).
- Avoir une expérience administrative dans le domaine du nettoyage, de l’Horeca, de la gestion d’évènement, ...
- Avoir une première expérience en suivi de prestataires ou en environnement multi-sites est un atout.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises:
- Bonne capacité d’organisation et sens des priorités.
- Aisance sur le terrain et contact facile avec des interlocuteurs variés.
- Bonne communication orale et écrite en français.
- Esprit pratique, orienté solutions et service.
- Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec une équipe.
- Maîtrise des outils Office 365.
- À l’aise avec le suivi administratif et les chiffres.
Atout :
- Une connaissance des activités de nettoyage, de facility ou de logistique.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (1jour/semaine après minimum 6 mois d’intégration - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
