Le Département de la communication et des relations extérieures - Service de communication recrute :
Un·e chargé·e de communication, spécialisé·e dans l'événementiel
Pour un CDD d'un an renouvelable à temps plein
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Le Service communication contribue à la notoriété et à la visibilité de l’ULB. Il promeut ses actions, construit une politique de communication institutionnelle cohérente, contribue à son attractivité et cultive les liens entre ses membres et la société. Le Service est formé d’une cellule d’appui administratif et de six pôles dont le pôle « Evénements institutionnels ». Le Pôle « Événements Institutionnels » renforce son équipe afin de pouvoir répondre à la demande croissante en termes d’organisation d’événements institutionnels, notamment à la demande du rectorat et des autorités académiques. Dans ce contexte, nous recherchons un·e chargé·e de communication, spécialisé·e dans l’événementiel à forte dominante opérationnelle, capable de s’investir pleinement dans la préparation et la réalisation des événements, avec une appétence marquée pour le terrain, la coordination et l’utilisation des outils numériques (mailing, réseaux sociaux, listings). Le poste vient compléter une équipe existante composée de chargées de communication et d’événements, dans une logique de coopération étroite.
Cette fonction relève de la famille de valorisation A dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
1. Gestion opérationnelle des événements
- Implication dans la phase de conception et dans la planification des événements.
- Suivi logistique et administratif global des événements.
- Coordination des différents intervenants impliqués dans l’événement.
- Suivi et planification des communications autour de l’événement, en collaboration avec le Pôle chargé de la communication institutionnelle.
- Suivi opérationnel des prestataires, notamment :
- Rédaction et envoi des appels d’offres pour les différents postes : audiovisuel, catering, photographe, vidéaste, matériel, etc.
- Analyse des offres et vérification de la cohérence des prestations proposées en fonction des besoins et contraintes.
- Suivi de la facturation et de la bonne exécution des prestations.
- Réactivité face aux imprévus et ajustements nécessaires, en amont comme le jour J.
- Présence active lors des événements, y compris en soirée et le week-end, selon les besoins.
2. Coordination terrain et encadrement des équipes
- Evaluation des besoins en main d’œuvre étudiante.
- Briefing et encadrement des équipes de jobistes et des prestataires lors des événements.
- Maintien de la qualité de l’accueil et du bon déroulement des opérations sur site.
3. Gestion des inscriptions aux événements
- Suivi des inscriptions via les outils numériques et plateformes événementielles.
- Contribution à la création, la mise à jour et l’exploitation des listings.
- Contribution ponctuelle à des actions de relance ou de visibilité via des outils numériques, y compris les réseaux sociaux.
- Respect des règles RGPD dans la gestion des données.
4. Participation à l’amélioration des processus du Pôle
- Utilisation de nouveaux outils digitaux pour faciliter l’organisation et la diffusion des événements.
- Intérêt pour les outils et pratiques innovantes, et contribution à l’amélioration des méthodes, outils et processus événementiels.
Profil :
- Être titulaire au maximum d’un bachelier reconnu par la FWB en communication ou équivalent.
- Pouvoir attester d’une expérience de deux ans minimum dans l’organisation d’événements de grande ampleur accueillant plusieurs centaines de personnes.
- Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Profil opérationnel, orienté terrain et coordination.
- Maitrise parfaite du français à l'oral et à l'écrit.
- Connaissance d'une deuxième langue (anglais ou néerlandais), niveau B1 minimum.
- Aisance avec les outils numériques (Office 365, Canva, Adobe…) et plateformes événementielles.
- Capacité à travailler dans un environnement rythmé, avec des délais parfois serrés.
- Connaissance générale de l’écosystème des prestataires événementiels.
- Expérience en encadrement de groupe.
- Profil dynamique, réactif, engagé et autonome.
- Capacité à travailler en équipe.
- Bonnes capacités relationnelles.
- Bonne résistance au stress lié aux événements.
- Qualités rédactionnelles et réflexes de communication.
- Sens de l’organisation et des priorités.
- Capacité d’adaptation et implication lors des temps forts.
- Disponibilité et flexibilité horaire.
Atouts :
- Une expérience dans une institution publique ou une connaissance du secteur de l’enseignement supérieur et du fonctionnement de l’ULB.
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (2 jours/semaine au bout d’1 mois - à aménager selon les impératifs du service).
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, handicap.drh@ulb.be, en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative
